Eroarea cea mai frecventă la pasaportul de mobilă nu apare la pasaport în sine, ci în faza care o precede: colectarea datelor care trebuie să intre în el. Companiile cred adesea că au deja toate informațiile despre materiale, origine și compoziție în casa lor, în timp ce o mare parte din aceste informații se află la furnizori. Abia în momentul în care pasaportul trebuie asamblat, se constată că lipsesc date, sunt învechite sau au fost transmise doar verbal.
Această eroare poate fi prevenită dacă nu se vede colectarea datelor ca o acțiune unică, ci ca un proces continuu cu acorduri fixe cu furnizorii dumneavoastră. Cine începe devreme cu asta, nu trebuie să ceară în panică documentație de la zeci de părți în același timp, chiar înainte de o obligație.
De ce apare atât de frecvent această eroare
Mobilele sunt rar fabricate complet de o singură parte. Lemnul, fitingurile, spuma, textilele și finisajele provin adesea de la diferiți furnizori, uneori din diferite țări. Fiecare verigă din lanțul acesta are propriile informații despre materiale și prelucrări, dar nimeni nu are automat o imagine completă. Companiile care abordează pasaportul pentru prima oară descoperă atunci că datele există, dar nu se află într-un singur loc și nu sunt într-o formă care să fie utilizabilă pentru un pasaport digital.
La aceasta se adaugă faptul că datele despre materiale sunt adesea înregistrate pentru un alt scop, de exemplu o fișă de date de securitate sau un document comercial. Acelea sunt surse valoroase, dar nu sunt automat adecvate sau suficient de complete pentru un pasaport de produs. Cine presupune că documentația existentă poate fi reutilizată fără modificări, riscă să descopere goluri prea târziu.
Ce merge greșit în practică
În practică, lucrurile merg de obicei prost în câteva puncte reconoscibile. În primul rând, datele sunt solicitate abia atunci când un client, o licitație sau o obligație o cer, în loc ca aceasta să fie urmărită structural. În al doilea rând, informațiile sunt răspândite prin e-mailuri, foi de calcul și memoria unui singur angajat, fără o înregistrare centralizată. În al treilea rând, contractele de achiziții cu furnizorii adesea nu conțin nicio înțelegere cu privire la furnizarea sau actualizarea datelor produsului, motiv pentru care un furnizor nu este obligat să furnizeze nimic atunci când i se solicită.
Un al patrulea punct este controlul versiunilor: materialele și compoziția se schimbă, de exemplu pentru că un furnizor folosește un alt adeziv sau finisaj. Dacă această schimbare nu este comunicată, informațiile din pasaport nu mai corespund produsului real. Nu este o chestiune de rea-voință, ci de un proces care nu a fost niciodată conceput pentru a semnala schimbări.
Cum evitați aceasta
Esența soluției este simplă de formulat, chiar dacă implementarea durează timp: stabiliți ce date aveți nevoie, cereți-le în mod structurat la fiecare furnizor și asigurați-vă că schimbările sunt raportate în loc să fie descoperate din întâmplare. Aceasta începe cu cartografierea lanțului dumneavoastră: ce componente și materiale vin de la cine și cine din compania dumneavoastră este responsabil cu actualizarea acestora.
Este util să purtați această discuție chiar acum cu furnizorii, chiar dacă obligația nu este încă fixată. Cereți în mod obișnuit documentație la noile achiziții și includeți în contracte că compoziția modificată va fi raportată. Nu este o exerciție juridică, ci un acord practic, și adesea este mai ușor de înțeles înainte ca să apară presiunea de timp decât după.
Pentru companiile care doresc să vadă ce date sunt relevante în situația lor, scanarea rapidă cu câteva întrebări oferă o primă orientare. Cine doreşte să afle mai multe despre modul în care se compilează un astfel de pasaport în practică şi ce rol joacă furnizorii în acest proces, va găsi acestea detaliate în banca de cunoștințe pe teme.
Ce înseamnă aceasta pentru organizaţia dumneavoastră internă
Deoarece datele sunt dispersate în aprovizionare, producție și uneori în controlul calității, colectarea lor este rar sarcina unei singure departamente. O concepție greșită frecventă este că aceasta este o sarcină care poate fi făcută "din mers" de către oricine are întâmplător timp. Companiile care abordează aceasta în mod structural desemnează o persoană care să supravegheze care date există, care lipsesc și de la cine trebuie solicitate.
Este bine de știut din care exact trebuie să provină informațiile pe care le colectați și cum funcționează trasabilitatea; pe această pagină este explicat cum este structurat acel loc de găsire. Pentru întrebări care apar frecvent la companiile care tocmai încep cu acest proces, există o prezentare generală cu răspunsuri la întrebări pe care le-au pus și alți antreprenori.
Această explicație este descriptivă și de natură generală. Pentru situația propriei dumneavoastră companii, a contractelor dumneavoastră sau a lanțului dumneavoastră, este recomandabil să consultați un jurist sau să luați contact cu autoritatea de supraveghere competentă.
Doriți să știți unde vă situați cu propria dumneavoastră companie? Efectuați scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți subiectele din banca de cunoștințe pentru a vedea ce date sunt relevante pentru produsele dumneavoastră.