Dažniausia klaida renkantis duomenis namų apstalavimo pasportui atsiranda ne paties pasporto etape, bet prieš tai: renkant duomenis, kurie jame turi būti. Įmonės dažnai mano, kad patys jau turi visą informaciją apie medžiagas, kilmę ir sudėtį, o didelė dalis šios informacijos iš tikrųjų yra jų tiekėjų rankoose. Tik tada, kai reikia sustatyti pasportą, paaiškėja, kad trūksta duomenų, jie yra pasenę arba buvo perduoti tik žodžiu.
Šią klaidą galima išvengti, jei duomenų rinkimą matysite ne kaip vienkartinį veiksmą, bet kaip nuolatinį procesą su fiksuotomis sutartimis su jūsų tiekėjais. Kas pradeda tai daryti laiku, neturės panikuoti ir skubiai prašyti dokumentų iš dešimčių šalių tiesiai prieš įsigalinčiam reikalavimui.
Kodėl ši klaida pasitaiko taip dažnai
Namų apstalavą darbai retai kada pagamina viena šalis. Medžius, kasyklas, putų medžiagas, tekstilę ir dangų dažnai tiekia skirtingi tiekėjai, kartais iš skirtingų šalių. Kiekvienoje tiekimo grandinės grandyje yra savų žinių apie medžiagas ir apdirbimą, bet niekas automatiškai neturi viso vaizdo. Įmonės, kurios pirmą kartą imasi pasporto, tada atranda, kad duomenys kažkur yra, bet nėra vienoje vietoje ir nėra tokios formos, kuri būtų naudinga skaitmeniniam pasportui.
Į tai įtakos turi ir tai, kad duomenys apie medžiagas dažnai fiksuojami kitam tikslui, pavyzdžiui, saugumo duomenų lapui arba prekybos dokumentui. Tai vertingi šaltiniai, bet jie nėra automatiškai tinkamas arba pakankami gaminio pasportui. Kas laukiasi, kad esama dokumentacija gali būti naudojama be pakeitimų, rizikuoja sprago atrasti tik per vėlai.
Kas konkrečiai nepavyksta
Praktikoje bėdos dažniausiai prasideda keliuose atpažįstamuose taškuose. Pirma, duomenys prašomi tik tada, kai tai reikalauja klientas, pirkimas ar įsigalinęs reikalavimas, o ne reguliariai. Antra, informacija yra išsibarsčiusi per e-laiškus, skaičiuokles ir vieno darbuotojo atminį, be centrinės registracijos. Trečia, pirkimo sutartys su tiekėjais dažnai neturi jokių nuostatų dėl produkto duomenų pateikimo ar atnaujinimo, todėl tiekėjas nėra priverstas teikti informaciją, jei jos paprašoma.
Ketvirtasis punktas yra versijų valdymas: medžiagos ir sudėtis keičiasi, pavyzdžiui, tiekėjas pradeda naudoti kitą klijų arba dangą. Jei šis pakeitimas nėra praneštas, pasporto informacija neatitinka tikrojo gaminio. Tai ne blogos valios klausimas, bet procesas, kuris niekada nebuvo skirtas pakeitimams signalizuoti.
Kaip tai išvengti
Sprendimo branduolys yra paprastas suformuluoti, nors vykdymas užtrunka: nustatykite, KOKIE duomenys jums reikalingi, sistemingai jų paprašykite iš kiekvieno tiekėjo ir pasirūpinkite, kad pakeitimai būtų pranešti, o ne atsitiktinai atrasti. Tai prasideda nuo jūsų grandinės žemėlapio sudarymo: kurie komponentai ir medžiagos iš ko yra, ir kas jūsų įmonėje yra atsakingas už jų atnaujinimą.
Naudinga šią pokalbį pradėti su tiekėjais jau dabar, nors reikalavimas dar nėra galutinis. Standartiškai paprašykite dokumentacijos prie naujo pirkimo ir įtraukite į sutartis, kad pasikeitus sudėčiai, tai būtų pranešta. Tai ne teisinė sandarba, bet praktinė sutartis, ir ją dažnai lengviau susitarti prieš viešpataujant laiko spaudimui nei po to.
Įmonėms, kurios nori sužinoti, kokie duomenys jų situacijoje yra svarbūs, greita apžvalga su keliausiais klausimais duoda pirmąjį nukreipimą. Kas norėtų sužinoti daugiau apie tai, kaip tokia liudijimo kopija praktikoje sudaroma ir kokį vaidmenį tai vaidina tiekėjai, rasis tai išsamiai aprašyta žinybinėje bazėje pagal temą.
Ką tai reiškia jūsų vidinei organizacijai
Kadangi duomenys yra išsklaidyti tarp pirkimų, gamybos ir kartais kokybės užtikrinimo, jų rinkimas retai yra vieno skyriaus darbas. Dažna klaida yra maniti, kad tai yra užduotis, kurią galima "tiesiog" atlikti tam, kuris tik turi laiko. Bendrovės, kurios tai sprendžia sistemingai, paskiria asmenį, kuris turi kontrolę, kokie duomenys yra, kokie trūksta ir iš ko juos reikia paprašyti.
Tuo metu gerai žinoti, iš kur tiksliai turi kilti informacija, kurią rinkite, ir kaip veikia atsekamumo nustatymas; šiame puslapyje paaiškinta, kaip sudaryta ta informacijos šaltinio vieta. Dažniausiai iš pradžioje šį procesą pradedančių įmonių iškylančiųjų klausimų apžvalgai yra atsakymai į klausimus, kuriuos uždavė ir kiti verslo subjektai.
Šis paaiškinimas yra aprašomojo pobūdžio ir bendro pobūdžio. Dėl jūsų nuosavo verslo, jūsų sutarčių ar jūsų tiekimo grandinės situacijos rekomenduojama pasitarti su teisininku arba susisiekti su atsakinga priežiūros institucija.
Norite sužinoti, kurioje vietoje yra jūsų verslas? Atlikite nemokamą greitą skenavimą arba naršykite žinių banko temomis, kad pamatytumėte, kurie duomenys yra aktualūs jūsų produktams.