Der häufigste Fehler beim Möbelpassoport entsteht nicht beim Passoport selbst, sondern in der Phase davor: bei der Erfassung der Daten, die darin aufgenommen werden müssen. Unternehmen gehen oft davon aus, dass sie alle Informationen über Materialien, Herkunft und Zusammensetzung bereits im Haus haben, während ein großer Teil davon bei Lieferanten liegt. Erst wenn das Passoport zusammengestellt werden soll, stellt sich heraus, dass Daten fehlen, veraltet sind oder nur mündlich weitergegeben wurden.
Dieser Fehler lässt sich vermeiden, wenn die Datenerfassung nicht als einmalige Maßnahme angesehen wird, sondern als laufender Prozess mit festen Absprachen gegenüber Ihren Lieferanten. Wer damit rechtzeitig beginnt, muss nicht kurz vor einer Verpflichtung in Panik Dokumentation bei Dutzenden Parteien auf einmal anfordern.
Warum dieser Fehler so oft vorkommt
Möbel werden selten von einer einzigen Partei vollständig hergestellt. Holz, Beschläge, Schaumstoff, Textilien und Beschichtungen stammen häufig von verschiedenen Lieferanten, manchmal aus verschiedenen Ländern. Jedes Glied in dieser Kette hat eigene Informationen über Materialien und Verfahren, aber niemand hat automatisch den vollständigen Überblick. Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit dem Passoport befassen, entdecken dann, dass die Daten zwar irgendwo vorhanden sind, aber nicht an einem Ort stehen und nicht in einer Form, die für ein digitales Passoport nutzbar ist.
Hinzu kommt, dass Daten über Materialien häufig für einen anderen Zweck erfasst wurden, beispielsweise ein Sicherheitsdatenblatt oder ein Handelsdokument. Das sind wertvolle Quellen, aber sie sind nicht automatisch geeignet oder umfassend genug für ein Produktpassoport. Wer davon ausgeht, dass vorhandene Dokumentation ohne Weiteres wiederverwendet werden kann, läuft Gefahr, Lücken erst spät zu entdecken.
Was in der Praxis schiefgeht
In der Praxis geht es meist an einer Reihe erkennbarer Punkte schief. Erstens werden Daten erst angefordert, wenn ein Kunde, eine Ausschreibung oder eine Verpflichtung dies erfordert, statt sie strukturell zu pflegen. Zweitens sind Informationen über E-Mails, Tabellen und das Gedächtnis eines Mitarbeiters verteilt, ohne zentrale Dokumentation. Drittens enthalten Einkaufsverträge mit Lieferanten oft keine Absprache über die Bereitstellung oder Aktualisierung von Produktdaten, weshalb ein Lieferant nicht verpflichtet ist, etwas zu liefern, wenn danach gefragt wird.
Ein vierter Punkt ist die Versionskontrolle: Materialien und Zusammensetzungen ändern sich, beispielsweise weil ein Lieferant einen anderen Kleber oder eine andere Beschichtung verwendet. Wenn diese Änderung nicht mitgeteilt wird, stimmt die Information im Passoport nicht mehr mit dem eigentlichen Produkt überein. Das ist keine Frage des bösen Willens, sondern eines Prozesses, der nie eingerichtet wurde, um Änderungen zu signalisieren.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern der Lösung ist einfach zu formulieren, auch wenn die Umsetzung Zeit kostet: Legen Sie fest, welche Daten Sie benötigen, fordern Sie sie strukturiert bei jedem Lieferanten an, und sorgen Sie dafür, dass Änderungen mitgeteilt werden, statt zufällig entdeckt zu werden. Das beginnt damit, Ihre eigene Lieferkette zu erfassen: welche Teile und Materialien von wem kommen, und wer in Ihrem Unternehmen dafür verantwortlich ist, diese zu pflegen.
Es hilft, dieses Gespräch schon jetzt mit Lieferanten zu führen, auch wenn die Verpflichtung noch nicht fest steht. Fordern Sie bei neuen Einkäufen standardmäßig Dokumentation an, und nehmen Sie in Verträge auf, dass geänderte Zusammensetzungen mitgeteilt werden. Das ist keine juristische Übung, sondern eine praktische Absprache, und die ist oft einfacher zu treffen, bevor Zeitdruck entsteht, als danach.
Für Unternehmen, die sehen möchten, welche Daten in ihrer jeweiligen Situation relevant sind, gibt ein Quick-Scan mit ein paar Fragen eine erste Orientierung. Wer mehr darüber erfahren möchte, wie ein solches Passiertuch in der Praxis zusammengestellt wird und welche Rolle Zulieferer dabei spielen, findet das ausgearbeitet in der Wissensdatenbank pro Thema.
Was dies für Ihre interne Organisation bedeutet
Weil Daten über Einkauf, Produktion und manchmal Qualitätssicherung verteilt sind, ist ihre Erfassung selten die Aufgabe nur einer Abteilung. Ein häufiger Irrtum ist, dass dies eine Aufgabe ist, die "nebenbei" von jemandem erledigt werden kann, der gerade Zeit hat. Unternehmen, die dies strukturell angehen, weisen jemanden an, der den Überblick behält, welche Daten vorhanden sind, welche fehlen und bei wem sie angefordert werden müssen.
Es ist dabei gut zu wissen, woher die Informationen, die Sie erfassen, genau kommen müssen und wie Rückverfolgbarkeit funktioniert; auf dieser Seite wird erläutert, wie diese Fundstelle aufgebaut ist. Für Fragen, die Unternehmen, die gerade mit diesem Prozess beginnen, häufiger stellen, gibt es eine Übersicht mit Antworten auf Fragen, die andere Unternehmer auch gestellt haben.
Diese Erklärung ist beschreibend und allgemeiner Natur. Für die Situation Ihres eigenen Unternehmens, Ihre Verträge oder Ihre Lieferkette ist es ratsam, einen Anwalt zu konsultieren oder sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.
Möchten Sie wissen, wo Ihr eigenes Unternehmen steht? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welche Daten für Ihre Produkte relevant sind.