Kõige levinum viga mööbelpassi puhul ei teki passist endast, vaid selle eelmises faasis: andmete kogumisel, mis peaksid sinna minema. Ettevõtted arvavad tihti, et neil on juba kõik teave materjalidest, päritolust ja koostisest oma organisatsioonis, kuigi suur osa sellest asub tarnijate juures. Alles siis, kui passist peab saama koostada, selgub, et andmed puuduvad, on vananenud või on edastatud ainult suuliselt.
Seda viga on võimalik vältida, kui te ei vaadelge andmete kogumist kui ühekordset tegevust, vaid kui jooksvat protsessi kindlate kokkulepetega teie tarnijate suunas. Kes sellega õigeaegselt alustab, ei pea valmistusi ette võttes paar nädalat enne kohustust kümmekond osapoolt dokumentatsiooni paluma.
Miks see viga nii tihti esineb
Mööblit teeb harva üks osapool täielikult. Puit, raud, vahust, tekstiil ja katted pärinevad sageli erinevatel tarnijatelt, mõnikord eri riikidest. Igal sellel ahelas olevad lingil on oma teave materjalide ja töötluste kohta, kuid keegi ei ole automaatselt saanud tervikpilti. Ettevõtted, kes passiga esimest korda tegelema asuvad, avastab siis, et andmed küll kuskil olemas on, kuid mitte ühel kohal ning mitte sellises vormis, mis oleks digitaalse passi jaoks kasutatav.
Lisaks mängib rolli asjaolu, et andmeid materjalidest on sageli registreeritud mõne muu eesmärgi jaoks, näiteks ohutusandmeleht või kaubanduslik dokument. Need on väärtuslikud allikad, kuid need ei ole automaatselt sobivad ega piisavalt terviklikud tootepassi jaoks. Kes eeldab, et olemasolevat dokumentatsiooni saab ilma muudatusteta uuesti kasutada, riskib avastada lünki alles hiljem.
Mis konkreetselt valesti läheb
Praktikas läheb asi valesti tavaliselt mõnel teadaoleval punktil. Esiteselt küsitakse andmeid alles siis, kui klient, hankeprotsess või kohustus seda nõuab, selle asemel et seda süstemaatiliselt jälgida. Teiseks asub teave e-kirjade, arvutustabelite ja ühe töötaja mälu vahel, keskse registreerimiseta. Kolmandaks ei sisalda tarnijatega sõlmitud ostulepingud sageli mingeid kokkuleppeid toodete andmete esitamise ega ajakohasena hoidmise kohta, mistõttu tarnija ei ole kohustatud midagi esitama, kui selleks palutakse.
Neljas punkt on versioonihaldus: materjalid ja koostis muutuvad, näiteks seetõttu, et tarnija hakkab kasutama teist liimi või katet. Kui seda muutust ei teavitata, ei vasta passile antud teave enam tegelikule tootele. See ei ole tahtlikkuse küsimus, vaid protsess, mis ei olnud kunagi loodud selleks, et muudatusi märgata.
Kuidas te seda vältite
Lahenduse esis on lihtne sõnastada, kuigi rakendamine võtab aega: määratlege, millised andmed teil on vaja, küsige neid struktureeritult iga tarnija käest ja vaadake, et muudatused teatatakse, selle asemel et neid juhuslikkult avastada. See algab teie enda ahela kaardistamisest: milliseid osi ja materjale kust saadakse ja kes on teie ettevõttes vastutav nende jälgimise eest.
Aitab, kui käite seda vestlust tarnijatega juba praegu, isegi kui kohustus ei ole veel kindel. Küsige standardina dokumentatsiooni uue ostu juures ja võtke lepingutes ette, et muudetud koostis teatatakse. See pole juriidiline harjutus, vaid praktiline kokkulepe, ja seda on tihti lihtsam teha enne ajapiirangut kui pärast.
Ettevõtetele, kes soovivad näha, millised andmed on nende konkreetses olukorras olulised, annab kiir-skan mõne küsimusega esimese suuna. Kes tahab rohkem teada, kuidas sellist passi praktikas koostatakse ja milline roll on sellel protsessil tarnijatel, leiab selle väljatöötatud teadubaas teema kaupa.
Mida see tähendab teie sisemise organisatsiooni jaoks
Kuna andmed on hajutatud ostuosakonna, tootmise ja mõnikord kvaliteedijuhtimise vahel, on nende kogumine harva ainult ühe osakonna töö. Sagedane eksiarvamus on, et see on ülesanne, mida saab "lihtsalt teha" keegi, kellel juhtub aega olema. Ettevõtted, kes seda süsteemselt lähenevad, määravad ära inimese, kes jälgib, millised andmed on olemas, millised puuduvad ja kellelt need tuleb nõuda.
Hea on siis teada, kust informatsioon, mida te kogute, täpselt peab pärinema ja kuidas jäljitavus toimib; sellel lehel on selgitatud, kuidas see leidmiskoht on üles ehitatud. Küsimuste jaoks, mis korduvalt tekivad ettevõtetes, kes just sellega protsessiga alustavad, on olemas . Küsimuste jaoks, mis korduvalt tekivad ettevõtetes, kes just sellega protsessiga alustavad, on olemas vastused, mida teised ettevõtjad ka esitasid.
See selgitus on kirjeldav ja üldise iseloomuga. Teie enda ettevõtte, lepingute või tarneahela olukorra puhul on soovitav konsulteerida juristiga või võtta ühendust pädevate järelevalveasutustega.
Kas soovite teada, kus teie enda ettevõtte seisukord on? Tehke tasuta kiiraudit või sirvige teadmusbaasi teemasid, et näha, millised andmed teie toodete jaoks on asjakohased.