Wie een meubel op de markt brengt, is volgens de verordening niet automatisch de "fabrikant". De tekst onderscheidt drie rollen: de fabrikant, de importeur en de distributeur, en elke rol draagt een andere verantwoordelijkheid voor het digitale productpaspoort. Een directeur van een installatiebedrijf die meubels laat produceren onder eigen merk, kan bijvoorbeeld als fabrikant gelden, ook als hij zelf geen schroef heeft aangedraaid.
Kort gezegd: de fabrikant is wie het meubel ontwerpt of laat maken en onder eigen naam op de markt zet, de importeur is wie het meubel van buiten de EU binnenbrengt, en de distributeur is wie het meubel verder verkoopt of doorlevert zonder fabrikant of importeur te zijn. Welke rol u vervult, bepaalt welk deel van het paspoort u moet kunnen aanleveren en wie uiteindelijk aanspreekbaar is als er iets ontbreekt.
Waarom dit onderscheid ertoe doet
Het digitale productpaspoort moet gegevens bevatten over materialen, herkomst en reparatiemogelijkheden van een meubel. Die gegevens moeten ergens vandaan komen, en de verordening legt vast bij wie dat begint. De fabrikant is in de regel degene die de meeste gegevens aanlevert, simpelweg omdat hij het meubel laat maken en dus toegang heeft tot informatie over grondstoffen en productieproces. De importeur en de distributeur hebben een lichtere, meer controlerende rol: zij moeten nagaan of het paspoort er is en of het klopt, niet zelf de inhoud verzinnen.
Voor een kantoormanager die bureaustoelen bestelt bij een leverancier buiten de EU, betekent dit dat het eigen bedrijf mogelijk als importeur wordt aangemerkt, met een eigen set verplichtingen, ook al is er geen enkel onderdeel zelf ontworpen. Wie dat onderscheid niet kent, loopt het risico verantwoordelijkheden bij de verkeerde partij neer te leggen, of juist te denken dat een ander het wel regelt.
Wat de verordening per rol verwacht
De fabrikant stelt doorgaans de technische documentatie samen en zorgt dat het paspoort bij het meubel hoort voordat het de fabriek verlaat. De importeur controleert of dat paspoort er daadwerkelijk is en toegankelijk blijft, en treedt op als eerste aanspreekpunt binnen de EU als de fabrikant buiten de Unie is gevestigd. De distributeur, vaak een groothandel of winkel, hoeft het paspoort niet zelf op te stellen maar moet wel kunnen signaleren als het ontbreekt of duidelijk onjuist is voordat het meubel wordt doorverkocht.
Deze verdeling is bedoeld om te voorkomen dat de verantwoordelijkheid nergens eindigt. Tegelijk betekent het dat één bedrijf meerdere rollen tegelijk kan vervullen, en dat de praktijk vaak minder overzichtelijk is dan de definities doen vermoeden. Een helder overzicht van wat een rol in de praktijk betekent, vindt u in de uitleg per situatie in de kennisbank.
Wat als uw bedrijf meerdere rollen vervult
Een projectinrichter die meubels zowel zelf laat produceren als inkoopt bij derden, kan voor het ene meubel fabrikant zijn en voor het andere distributeur. De verordening kijkt per product, niet per bedrijf, naar welke rol van toepassing is. Dat maakt het belangrijk om per productlijn vast te leggen wie welke rol speelt, in plaats van daar één aanname voor het hele assortiment op los te laten.
Omdat deze indeling direct raakt aan wat er in het contract met een softwareleverancier of toeleverancier moet staan, is het verstandig dit onderscheid vroeg in het gesprek te leggen. Met een paar vragen ziet u welke rol bij uw situatie past, zonder dat daar meteen een verplichting aan vastzit.
Waar u dit concreet terugvindt
De definities van fabrikant, importeur en distributeur staan in de officiële tekst van de verordening, met de bijbehorende toelichting over wanneer welke rol van toepassing is. Furnipas.eu werkt met die brontekst als uitgangspunt; hier leest u waar onze informatie vandaan komt. Voor de vertaling naar de dagelijkse praktijk van een specifiek bedrijf blijft het verstandig om bij twijfel een jurist te raadplegen of de bevoegde toezichthouder te benaderen, zeker wanneer een bedrijf in meerdere EU-landen actief is.
Twijfelt u welke rol op uw bedrijf van toepassing is, of wilt u eerst de meestgestelde vragen hierover doorlezen? Bekijk de veelgestelde vragen over rollen en verantwoordelijkheden, of doe de gratis quick-scan om in een paar minuten te zien waar uw situatie staat.