Geen vast bedrag, wel een voorspelbare opbouw
De verordening zelf noemt geen prijs voor een digitaal productpaspoort. Er staat nergens een tarief in de Europese tekst, en dat zal ook niet gebeuren: de kosten ontstaan bij de partijen die het paspoort samenstellen, hosten en van een QR-datadrager voorzien, niet bij de wetgever. Wat u dus leest over kosten, is altijd een inschatting op basis van de opbouw van het werk — nooit een vastgesteld bedrag.
Die opbouw is wel goed te doorzien. Een paspoort bestaat in de kern uit drie onderdelen: het verzamelen en structureren van de gegevens die de verordening vraagt, het tien jaar beschikbaar houden van die gegevens op een vindbare plek, en de QR-code of vergelijkbare datadrager die naar dat paspoort verwijst. Elk van die drie onderdelen heeft zijn eigen kostendrijvers, en die bepalen samen wat een paspoort u uiteindelijk kost.
Waar het bedrag vandaan komt
Het grootste deel van het werk zit meestal niet in de techniek, maar in de gegevens zelf. Staan uw materiaalsamenstelling, herkomst en reparatie-instructies al gestructureerd in een productinformatiesysteem, dan is het samenstellen van een paspoort relatief snel gedaan. Staat die informatie verspreid over spreadsheets, e-mails met leveranciers en het hoofd van uw productiemanager, dan zit het echte werk — en dus de kosten — in het bijeenbrengen en controleren van die gegevens, niet in het paspoort an sich.
Daarnaast telt de duur mee. Een paspoort moet gedurende de levensduur van het meubelstuk beschikbaar blijven, met een bewaartermijn na verkoop die in de verordening is vastgelegd. Hosting voor tien jaar is een andere kostenpost dan hosting voor één jaar, simpelweg omdat er tien jaar lang iemand verantwoordelijk moet zijn voor beschikbaarheid, beveiliging en het verwerken van wijzigingen.
Wat de hoogte van het bedrag bepaalt
Vier factoren spelen in de praktijk de grootste rol. Ten eerste het aantal producten en varianten: een paspoort per artikelnummer, of per kleur- en stofcombinatie, maakt een groot verschil in aantal paspoorten dat moet worden aangemaakt en onderhouden. Ten tweede de kwaliteit van uw brondata: gegevens die al kloppen en compleet zijn, kosten minder tijd dan gegevens die eerst moeten worden opgevraagd bij toeleveranciers verderop in de keten.
Ten derde het aantal talen en afzetmarkten: verkoopt u in meerdere EU-lidstaten, dan kan dat betekenen dat informatie in meerdere talen beschikbaar moet zijn. Ten vierde de mate van verandering: een assortiment dat vaak wijzigt — nieuwe stoffering, een andere leverancier van beslag — vraagt vaker een update van het paspoort dan een assortiment dat jarenlang ongewijzigd blijft. Dat laatste raakt niet de eenmalige kosten, maar juist de doorlopende kosten.
Eenmalig werk versus doorlopend beheer
Het is nuttig om bij het inschatten van kosten onderscheid te maken tussen wat eenmalig is en wat doorloopt. Eenmalig is het inrichten van de gegevensstructuur, het opzetten van de eerste paspoorten en het laten aanmaken van de datadragers. Doorlopend is het actueel houden van die gegevens, het verwerken van wijzigingen in het assortiment en het beschikbaar houden van de hosting gedurende de vereiste termijn.
Bedrijven die deze twee posten door elkaar laten lopen, komen vaak tot een vertekend beeld: het eenmalige werk lijkt dan duurder dan het is, terwijl het doorlopende beheer wordt onderschat. Wie voor zichzelf helder heeft welk deel van het werk eenmalig is en welk deel structureel, kan een offerte van een softwareleverancier of platform ook beter beoordelen. Vragen die u aan zo'n leverancier stelt, komen aan bod in de kennisbank met onderwerpen per situatie.
Hoe u dit voor uw eigen assortiment inschat
Omdat de kosten zo sterk samenhangen met uw eigen assortiment en de staat van uw gegevens, is een landelijk of Europees gemiddelde weinig zeggend. Bruikbaarder is te kijken naar uw eigen situatie: hoeveel artikelen, hoeveel varianten, hoe compleet is uw huidige productdata, en hoe vaak wijzigt uw assortiment.
Wie dat overzicht nog niet heeft, kan met een paar vragen een eerste indicatie krijgen van waar de complexiteit voor het eigen bedrijf zit. Op de pagina met richtprijzen staat hoe furnipas.eu die factoren vertaalt naar een concreet aanbod, en op de pagina over de werkwijze leest u waar de onderliggende gegevens en bronnen vandaan komen. Voor de eigen situatie, inclusief de vraag of en wanneer de verplichting voor uw bedrijf gaat gelden, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst weten waar u voor uw eigen assortiment staat voordat u kosten gaat vergelijken? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen — beide geven u binnen een halfuur een concreet beeld, zonder dat u er meteen een account voor nodig heeft.