Kein fester Betrag, aber eine vorhersehbare Struktur
Die Verordnung selbst nennt keinen Preis für ein digitales Produktpass. In dem europäischen Text steht nirgendwo ein Tarif, und das wird auch nicht der Fall sein: Die Kosten entstehen bei den Parteien, die das Produktpass zusammenstellen, hosten und mit einem QR-Datenträger versehen, nicht bei dem Gesetzgeber. Was Sie also über Kosten lesen, ist immer eine Schätzung auf der Grundlage der Struktur der Arbeit — niemals ein festgelegter Betrag.
Diese Struktur ist jedoch gut durchschaubar. Ein Produktpass besteht im Kern aus drei Komponenten: dem Sammeln und Strukturieren der Daten, die die Verordnung verlangt, dem zehn Jahre lang verfügbar halten dieser Daten an einem auffindbar Ort, und dem QR-Code oder einem ähnlichen Datenträger, der auf dieses Produktpass verweist. Jede dieser drei Komponenten hat ihre eigenen Kostentreiber, und diese bestimmen zusammen, was ein Produktpass Sie letztendlich kostet.
Woher der Betrag kommt
Der größte Teil der Arbeit steckt normalerweise nicht in der Technik, sondern in den Daten selbst. Befinden sich Ihre Materialzusammensetzung, Herkunft und Reparaturanleitungen bereits strukturiert in einem Produktinformationssystem, dann ist das Zusammenstellen eines Produktpass relativ schnell erledigt. Sind diese Informationen über Tabellenkalkulationen, E-Mails mit Lieferanten und den Kopf Ihres Produktionsleiters verteilt, dann steckt die eigentliche Arbeit — und damit die Kosten — darin, diese Daten zusammenzutragen und zu überprüfen, nicht im Produktpass an sich.
Außerdem spielt die Dauer eine Rolle. Ein Produktpass muss während der Lebensdauer des Möbelstücks verfügbar sein, mit einer in der Verordnung festgelegten Aufbewahrungsfrist nach dem Verkauf. Das Hosting für zehn Jahre ist eine andere Kostenposition als das Hosting für ein Jahr, einfach weil über zehn Jahre lang jemand für Verfügbarkeit, Sicherheit und die Verarbeitung von Änderungen verantwortlich sein muss.
Was die Höhe des Betrags bestimmt
Vier Faktoren spielen in der Praxis die größte Rolle. Erstens die Anzahl der Produkte und Varianten: ein Produktpass pro Artikelnummer oder pro Farb- und Stoffkombination macht einen großen Unterschied in der Anzahl der Produktpässe, die erstellt und gepflegt werden müssen. Zweitens die Qualität Ihrer Rohdaten: Daten, die bereits korrekt und vollständig sind, kosten weniger Zeit als Daten, die zuerst bei Zulieferern in der Lieferkette angefordert werden müssen.
Drittens die Anzahl der Sprachen und Absatzmärkte: Wenn Sie in mehreren EU-Mitgliedstaaten verkaufen, kann dies bedeuten, dass Informationen in mehreren Sprachen verfügbar sein müssen. Viertens das Ausmaß der Veränderung: Ein Sortiment, das sich häufig ändert — neue Polsterung, ein anderer Beschlaghersteller — erfordert häufigere Aktualisierungen des Produktpass als ein Sortiment, das jahrelang unverändert bleibt. Letzteres hat keinen Einfluss auf die einmaligen Kosten, sondern gerade auf die laufenden Kosten.
Einmalige Arbeit versus laufende Verwaltung
Es ist sinnvoll, bei der Kostenschätzung zwischen einmaligen und laufenden Kosten zu unterscheiden. Einmalig ist die Einrichtung der Datenstruktur, die Erstellung der ersten Produktpässe und die Erstellung der Datenträger. Laufend ist die Aktualisierung dieser Daten, die Bearbeitung von Sortimentsänderungen und das Verfügbar halten des Hostings über den erforderlichen Zeitraum.
Unternehmen, die diese beiden Positionen durcheinander bringen, kommen oft zu einem verzerrten Bild: Die einmalige Arbeit scheint dann teurer zu sein als sie ist, während die laufende Verwaltung unterschätzt wird. Wer für sich selbst klar hat, welcher Teil der Arbeit einmalig ist und welcher Teil strukturell, kann ein Angebot eines Softwareanbieters oder einer Plattform auch besser beurteilen. Fragen, die Sie einem solchen Anbieter stellen, werden in der Wissensdatenbank mit Themen pro Situation.
Wie Sie dies für Ihr eigenes Sortiment schätzen
Da die Kosten stark mit Ihrem eigenen Sortiment und dem Zustand Ihrer Daten zusammenhängen, ist ein nationaler oder europäischer Durchschnitt wenig aussagekräftig. Aussagekräftiger ist es, sich Ihre eigene Situation anzusehen: wie viele Artikel, wie viele Varianten, wie vollständig sind Ihre aktuellen Produktdaten, und wie oft ändert sich Ihr Sortiment.
Wer diesen Überblick noch nicht hat, kann mit ein paar Fragen eine erste Anhaltspunkt bekommen davon, wo die Komplexität für das eigene Unternehmen liegt. Auf der Seite mit Richtpreisen steht, wie furnipas.eu diese Faktoren in ein konkretes Angebot umsetzt, und auf der Seite über die Arbeitsweise lesen Sie, woher die zugrunde liegenden Daten und Quellen stammen. Für die eigene Situation, einschließlich der Frage, ob und wann die Verpflichtung für Ihr Unternehmen gilt, bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst wissen, wie es um Ihr eigenes Sortiment bestellt ist, bevor Sie Kosten vergleichen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen — beide geben Ihnen innerhalb einer halben Stunde ein konkretes Bild, ohne dass Sie dafür sofort ein Konto benötigen.