De meestgemaakte fout in het inkoopcontract voor het meubelpaspoort is dat het contract wel de levering regelt, maar niet de periode daarna. Er wordt afgesproken wie het paspoort opstelt en wanneer het klaar is, maar niet wie verantwoordelijk blijft als er iets verandert aan het product, als de gegevens niet meer kloppen, of als de leverancier op enig moment stopt met de dienst.
Dat gebeurt vooral omdat een inkoopcontract voor een digitaal product vaak wordt behandeld als een gewone softwarelevering: eenmalig opgeleverd, eenmalig afgerekend. Het paspoort werkt echter niet zo. De verordening verwacht dat de informatie tien jaar bereikbaar blijft en, waar relevant, actueel blijft. Een contract dat alleen over de opstartfase gaat, laat precies het deel onbenoemd waar de meeste risico's zitten.
Waarom dit vooral bij het meubelpaspoort misgaat
Bij gewone software is een storing vervelend, maar meestal tijdelijk op te lossen. Bij het meubelpaspoort ligt dat anders: als de QR-code na verkoop niet meer naar een werkende pagina leidt, is dat niet alleen een technisch probleem maar mogelijk ook een verplichting die niet wordt nagekomen. Wie daarvoor verantwoordelijk is, de fabrikant, de importeur of de softwareleverancier, hangt af van wat er in het contract staat en van de rol die uw bedrijf in de keten heeft. Staat dat er niet in, dan moet dat achteraf worden uitgezocht, vaak op een moment dat er al iets is misgegaan.
Een tweede reden is dat inkoop en juridische verantwoordelijkheid vaak door verschillende mensen worden behandeld. De inkoper onderhandelt over prijs, levertijd en functionaliteit. De vraag wie na afloop van het contract eigenaar is van de data, wie de gegevens mag aanpassen en wat er gebeurt bij een faillissement van de leverancier, komt daar zelden expliciet in terug.
Wat er concreet vaak ontbreekt
Wie na levering verantwoordelijk blijft
In veel contracten staat wel wie het paspoort samenstelt, maar niet wie erop moet toezien dat de inhoud blijft kloppen als een product wordt aangepast, of als er een fout in de gegevens wordt ontdekt. Dat is geen kwestie van goede wil, maar van een heldere afspraak: wie meldt wijzigingen, binnen welke termijn, en bij wie kan dat terecht.
Wat er gebeurt als de leverancier stopt
Een leverancier die de hosting verzorgt, kan stoppen met die dienst, worden overgenomen, of failliet gaan. Een contract dat niets zegt over continuïteit, laat open wat er dan met de al gepubliceerde paspoorten gebeurt. Dit raakt direct aan de verplichting dat het paspoort tien jaar bereikbaar moet blijven; wat daarbij precies van wie wordt verwacht, is nog niet in alle gevallen even scherp uitgewerkt in de praktijk, en dat is precies waar een contract duidelijkheid kan geven.
Eigendom van de data en de QR-code
Bij het einde van een samenwerking is het niet altijd vastgelegd of de opgebouwde gegevens en de gegenereerde QR-codes overgaan naar de opdrachtgever, of bij de leverancier blijven. Zonder die afspraak ontstaat bij een overstap naar een andere leverancier onnodige vertraging.
Hoe u dit voorkomt
De kern is dat een inkoopcontract voor het meubelpaspoort niet alleen over de opstartfase gaat, maar ook over het beheer daarna. Denk aan afspraken over wie wijzigingen doorvoert, wat er gebeurt bij beëindiging van het contract, en wie aansprakelijk is als gegevens onjuist blijken. Voor bedrijven die dit voor het eerst regelen, helpt het om vooraf te weten welke rol uw bedrijf in de keten heeft, want dat bepaalt mede welke afspraken relevant zijn. In de kennisbank waar dit per situatie is uitgezocht staat een overzicht van de onderwerpen die in dit soort contracten terugkomen.
Het is ook zinvol om vooraf voor uzelf helder te krijgen waar uw bedrijf op dit moment staat, voordat u met een leverancier om de tafel gaat. Met een paar vragen die meteen een indicatie geven krijgt u een eerste beeld, zonder dat u daarvoor al een contract hoeft te hebben getekend. Wilt u weten hoe de gegevens die u aanlevert precies worden verwerkt en gehost, dan leggen we dat uit op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt.
Omdat de precieze verdeling van verantwoordelijkheden afhangt van de afspraken die u zelf maakt, en van de rol die uw bedrijf volgens de verordening heeft, is het verstandig om een concreet contract te laten toetsen door een jurist voordat u tekent. Algemene voorlichting, zoals dit artikel, kan die toets niet vervangen.
Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van wat er voor uw bedrijf speelt, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de veelgestelde vragen over het meubelpaspoort.