Der häufigste Fehler im Einkaufsvertrag für das Möbelpaspoort besteht darin, dass der Vertrag zwar die Lieferung regelt, aber nicht die Periode danach. Es wird vereinbart, wer das Paspoort erstellt und wann es fertig ist, aber nicht, wer verantwortlich bleibt, wenn sich das Produkt ändert, die Daten nicht mehr stimmen, oder wenn der Lieferant irgendwann die Dienstleistung einstellt.
Das geschieht vor allem, weil ein Einkaufsvertrag für ein digitales Produkt oft als eine gewöhnliche Softwarelieferung behandelt wird: einmalig geliefert, einmalig abgerechnet. Das Paspoort funktioniert jedoch nicht so. Die Verordnung erwartet, dass die Informationen zehn Jahre lang abrufbar bleiben und, soweit relevant, aktuell bleiben. Ein Vertrag, der sich nur auf die Startphase erstreckt, lässt genau den Teil unbenannt, in dem die meisten Risiken liegen.
Warum dies besonders beim Möbelpaspoort schiefgeht
Bei normaler Software ist ein Fehler lästig, aber in der Regel schnell zu beheben. Beim Möbelpaspoort ist das anders: Wenn der QR-Code nach dem Verkauf nicht mehr zu einer funktionierenden Seite führt, ist das nicht nur ein technisches Problem, sondern möglicherweise auch eine Verpflichtung, die nicht erfüllt wird. Wer dafür verantwortlich ist – der Hersteller, der Importeur oder der Softwareanbieter – hängt davon ab, was im Vertrag steht und welche Rolle Ihr Unternehmen in der Kette hat. Wenn das nicht festgehalten ist, muss es später geklärt werden, oft in einem Moment, in dem bereits etwas schiefgelaufen ist.
Ein zweiter Grund ist, dass Einkauf und rechtliche Verantwortung oft von verschiedenen Personen behandelt werden. Der Einkäufer verhandelt über Preis, Lieferfrist und Funktionalität. Die Frage, wem nach Vertragsende die Daten gehören, wer die Daten ändern darf und was im Falle der Insolvenz des Lieferanten geschieht, wird dort selten explizit angesprochen.
Was konkret oft fehlt
Wer nach der Lieferung verantwortlich bleibt
In vielen Verträgen steht zwar, wer das Paspoort zusammenstellt, aber nicht, wer darauf achten muss, dass der Inhalt aktuell bleibt, wenn ein Produkt angepasst wird, oder wenn ein Fehler in den Daten entdeckt wird. Das ist keine Frage des guten Willens, sondern einer klaren Absprache: wer Änderungen meldet, in welcher Frist, und wer dafür zuständig ist.
Was geschieht, wenn der Lieferant die Tätigkeit einstellt
Ein Lieferant, der das Hosting bereitstellt, kann die Dienstleistung einstellen, übernommen werden oder Insolvenz anmelden. Ein Vertrag, der sich nicht zur Kontinuität äußert, lässt offen, was dann mit den bereits veröffentlichten Paspoorten geschieht. Dies betrifft unmittelbar die Verpflichtung, dass das Paspoort zehn Jahre lang abrufbar sein muss; was dabei genau von wem erwartet wird, ist in der Praxis noch nicht in allen Fällen gleich klar ausgearbeitet, und genau da kann ein Vertrag Klarheit schaffen.
Eigentum an den Daten und dem QR-Code
Am Ende einer Zusammenarbeit ist oft nicht festgehalten, ob die erfassten Daten und die generierten QR-Codes auf den Auftraggeber übergehen oder beim Lieferanten bleiben. Ohne diese Absprache entstehen bei einem Wechsel zu einem anderen Lieferanten unnötige Verzögerungen.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern ist, dass ein Einkaufsvertrag für das Möbelpaspoort sich nicht nur auf die Startphase erstreckt, sondern auch auf die anschließende Verwaltung. Denken Sie an Absprachen darüber, wer Änderungen durchführt, was bei Beendigung des Vertrags geschieht, und wer haftbar ist, wenn sich Daten als falsch erweisen. Für Unternehmen, die dies zum ersten Mal regeln, hilft es, vorab zu wissen, welche Rolle Ihr Unternehmen in der Kette hat, denn das bestimmt auch mit, welche Absprachen relevant sind. In der Wissensdatenbank, in der dies für jede Situation ausgearbeitet ist findet sich ein Überblick über die Themen, die in solchen Verträgen vorkommen.
Es ist auch sinnvoll, sich vorab selbst klar zu machen, wo sich Ihr Unternehmen derzeit befindet, bevor Sie sich mit einem Lieferanten an den Verhandlungstisch setzen. Mit ein paar Fragen, die gleich einen Anhaltspunkt geben erhalten Sie einen ersten Eindruck, ohne dass Sie dafür bereits einen Vertrag unterzeichnen müssen. Möchten Sie wissen, wie die Daten, die Sie bereitstellen, genau verarbeitet und gehostet werden, erklären wir das auf die Seite, die zeigt, woher die Informationen stammen.
Da die genaue Verteilung der Verantwortungen von den Absprachen abhängt, die Sie selbst treffen, und von der Rolle, die Ihr Unternehmen gemäß der Verordnung hat, ist es ratsam, einen konkreten Vertrag von einem Juristen prüfen zu lassen, bevor Sie unterzeichnen. Allgemeine Informationen wie dieser Artikel können diese Prüfung nicht ersetzen.
Möchten Sie zunächst selbst einen Eindruck davon bekommen, was für Ihr Unternehmen relevant ist, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in die häufig gestellten Fragen zum Möbelproduktenpass.