O erro mais comum na conversa com seu fornecedor de software sobre o passaporte de móvel é que as empresas partem do pressuposto de que seu sistema existente cuidará automaticamente do passaporte, sem verificar isso explicitamente. Um pacote ERP ou sistema de inventário geralmente registra dados de produtos, mas não automaticamente na forma, com as conexões e com o período de retenção que um passaporte de produto digital em breve exigirá.
Este erro não surge da falta de diligência, mas de uma suposição lógica: se o fornecedor já trabalha com seus dados de produto, parece óbvio que uma nova obrigação se encaixa facilmente. Na prática, isso só se aplica se você perguntar especificamente sobre isso, e nem todo fornecedor tem uma resposta pronta para isso.
Por que essa suposição é tão persistente
Os fornecedores de software falam em seu próprio idioma sobre conexões, exportações e APIs. Para um diretor ou gerente de escritório sem formação em TI, "podemos exportar isso" soa como um alívio, enquanto a pergunta real era se o sistema pode fornecer os dados no formato que um provedor de passaporte precisa, incluindo a conexão com um código QR e incluindo atualizações quando um produto muda. Essas são duas perguntas diferentes, e a diferença raramente é explicitada em uma conversa de vendas.
Também é relevante que a própria regulamentação ainda está em desenvolvimento. Enquanto o ato delegado para móveis não for publicado, nenhum fornecedor pode dizer com certeza que um sistema está pronto para isso. Alguns fornecedores deixam isso claro, enquanto outros deixam a impressão de que o problema já foi resolvido. consultar o estado da regulamentação por assunto ajuda a reconhecer essa diferença antes de assinar um contrato.
O que corre mal concretamente
As consequências deste erro geralmente só se tornam visíveis quando o passaporte realmente precisa ser entregue. Então descobre-se que os dados estão espalhados em vários sistemas, que não há uma conexão fixa com um provedor que hospeda o passaporte, ou que o software registra dados, mas não pelos dez anos necessários após a entrega. Nesse ponto, o atraso já ocorreu e fazer ajustes é mais caro do que estabelecer algo com antecedência.
Uma segunda consequência, menos visível, é que as responsabilidades permanecem pouco claras. Quem garante que os dados estão corretos quando um produto muda? Quem gerencia o código QR se um fornecedor de plataforma mudar? Se isso não foi discutido, a responsabilidade na prática geralmente recai sobre a própria empresa, mesmo se o software fez parte do trabalho.
Como evita isto
O ponto fundamental é simples: não pergunte se o software "suporta o passaporte", mas como. Quais dados o sistema já registra agora, em qual formato esses dados podem ser exportados e há uma conexão prevista com uma parte que realmente hospeda o passaporte e fornece um portador de dados QR? Também pergunte o que acontece se um dado de produto mudar depois que o passaporte já estiver online e quem o atualiza.
Ajuda a ter essa conversa antes de um contrato ser renovado ou revisado, para que eventuais ajustes possam ser incorporados sem prazos de rescisão adicionais. Um breve levantamento prévio, por exemplo, algumas perguntas que mostram onde sua empresa está agora, torna a conversa com o fornecedor mais concreta porque você sabe quais dados já possui e quais ainda faltam.
Documentar o que foi acordado
Promessas verbais de um gerente de contas são difíceis de encontrar assim que algo dá errado. Documente acordos sobre exportação, conexão e período de retenção por escrito, mesmo que isso pareça excessivamente cauteloso no início. Isso evita discussões no momento em que o passaporte realmente precisa ser entregue.
Não é um substituto para aconselhamento jurídico
Esta explicação descreve um padrão comum, não uma avaliação de uma situação específica. Se o seu software e contrato atuais são suficientes para as obrigações aplicáveis à sua empresa depende dos seus produtos e método de trabalho. Para essa avaliação, pode recorrer a um jurista ou à autoridade supervisora responsável por esta regulação nos Países Baixos.
Gostaria de primeiro ter uma ideia de onde a sua empresa se encontra antes de ter esta conversa? Faça a análise rápida gratuita ou leia os tópicos em perguntas frequentes sobre o passaporte do móvel para que tenha as perguntas certas preparadas.