Най-честата грешка в разговора с вашия доставчик на софтуер относно меубелния пасспорт е, че компаниите предполагат, че техният съществуващ система ще осигури пасспорта автоматично, без да проверят това изрично. ERP пакет или система за управление на запасите обикновено регистрира данни за продуктите, но не автоматично в формата, с кръстосанията и с периода на съхранение, които цифровият пасспорт вскоре ще изисква.
Тази грешка не възниква от небрежност, а от логично предположение: ако доставчикът вече работи с вашите данни за продукти, изглежда логично, че ново задължение там просто ще се присъедини. На практика това се оказва верно само ако конкретно го попитате и не всеки доставчик има отговор, готов да бъде предоставен.
Защо това предположение е толкова упорито
Доставчиците на софтуер говорят на собствения си език за интеграции, експорти и API. За директор или офис мениджър без IT опит, "можем да експортираме това" звучи като успокойка, докато въпросът всъщност беше дали системата може да доставя данните във формата, който е необходим на пасспорт-доставчик, включително кръстосването с QR код и включително актуализациите, когато продукт се променя. Това са два различни въпроса и разликата рядко се произнася на глас в разговор по продажби.
Допълнително е, че самата разпоредба все още е в развитие. Докато делегираното действие за мебели не е публикувано, никой доставчик не може да каже със сигурност, че система е готова за него. Някои доставчици това ясно заявяват, други создават впечатлението, че проблемът вече е решен. прочетите позицията на регулирането по предмет помага да се разпознае разликата преди да подпишете договор.
Кое конкретно се случва грешно
Последствията от тази грешка обикновено станат видими само когато пасспортът наистина трябва да бъде доставен. Тогава се оказва, че данните са разпръснати в няколко системи, че няма постоянна връзка с доставчик, който хоства пасспорта, или че софтуерът записва данни, но не за десетте години, които са необходими след доставка. В този момент забавянето вече е възникнало и коригирането е по-скъпо, отколкото да се установи нещо предварително.
Второ, по-малко видимо последствие е, че отговорностите остават неясни. Кой се грижи данните да са правилни, ако продукт се променя? Кой управлява QR кода, ако доставчик платформа се смени? Ако това не е обсъждано, на практика отговорността често лежи върху компанията, дори ако софтуерът направи част от работата.
Как избягвате това
Основното е просто: не питайте дали софтуерът "поддържа пасспорта", а питайте как. Какви данни регистрира системата сега, в какъв формат могат да бъдат експортирани и има ли предвидена връзка с страна, която всъщност хоства пасспорта и го снабдява с QR-носител данни. Попитайте и какво се случва, ако данни за продукт се променят, след като пасспортът вече е онлайн и кой го актуализира.
Помага да проведете този разговор преди договор да бъде продължен или обновен, така че всички необходими коригирания да могат да бъдат включени без допълнителни периоди за известяване. Кратка инвентаризация предварително, например чрез няколко въпроса, които показват откъде е вашата компания сега, прави разговора с доставчика по-конкретен, защото знаете какви данни вече имате и какви все още липсват.
Запишете какво е договорено
Устни обещания на мениджър на кметство са трудни за намиране, след като нещо се развали. Запишете разумения относно експорт, връзка и период на съхранение в писмена форма, дори ако това в началото звучи прекалено предпазливо. Това предотвратява спор в момента, когато пасспортът всъщност трябва да бъде доставен.
Не е заместител на юридическата консултация
Това обяснение описва един често срещан модел, не оценка на конкретна ситуация. Дали вашия текущ софтуер и договор са достатъчни за задължението, които се отнасят за вашата компания, зависи от вашите продукти и работния метод. За тази оценка можете да се обърнете към адвокат или към надзорния орган, който в Нидерландия отговаря за тази наредба.
Желаете ли първо да си направите представа къде стои вашата компания, преди да водите този разговор? Направете бясплатния бърз преглед или прочетете темите в често задаваните въпроси за мебелното удостоверение така че да седите на маса с правилните въпроси.