Den mest almindelige fejl i samtalen med jeres softwareleverandør om meubelpasportet er, at virksomheder antager, at deres eksisterende system automatisk leverer pasportet, uden at kontrollere det eksplicit. En ERP-pakke eller lagersystem registrerer typisk produktdata, men ikke automatisk i den form, med de forbindelser og med den opbevaringsfrist, som et digitalt produktpasport snart vil kræve.
Denne fejl opstår ikke af ureransvarligt arbejde, men ud fra en logisk antagelse: hvis leverandøren allerede arbejder med jeres produktdata, virker det indlysende, at en ny forpligtelse simpelt hen tilslutter sig der. I praksis viser det sig kun at være rigtigt, hvis I specifikt spørger til det, og ikke alle leverandører har allerede et svar klar.
Hvorfor denne antagelse er så stivsindet
Softwareleverandører taler deres eget sprog om forbindelser, eksporter og API'er. For en direktør eller kontorchef uden IT-baggrund lyder "det kan vi eksportere" som en beroligelse, mens spørgsmålet faktisk var, om systemet kan levere data i det format, som en pasport-udbyder har brug for, samt forbindelsen med en QR-kode og også opdateringer, når et produkt ændrer sig. Det er to forskellige spørgsmål, og forskellen bliver sjældent gjort eksplicit i et salgsmøde.
Der spiller også ind, at forordningen selv stadig er under udvikling. Så længe den delegerede handeling for møbler ikke er offentliggjort, kan ingen leverandør med sikkerhed sige, at et system er klar til det. Nogle leverandører gør det klart kendt, andre skaber det indtryk, at problemet allerede er løst. læse regelgevingens status for hvert emne hjælper med at genkende forskellen før I underskriver en kontrakt.
Hvad der konkret går galt
Konsekvenserne af denne fejl bliver normalt først synlig på det tidspunkt, hvor pasportet faktisk skal leveres. Så viser det sig, at data er spredt over flere systemer, at der ikke er en fast forbindelse med en udbyder, der hoster pasportet, eller at softwaren vel registrerer data, men ikke for de ti år, der er nødvendige efter aflevering. På det tidspunkt er forsinkelsen allerede sket, og justering er dyrere end at aftale noget på forhånd.
En anden, mindre synlig konsekvens er, at ansvarsforhold bliver uklare. Hvem sørger for, at data er korrekte, når et produkt ændrer sig? Hvem administrerer QR-koden, hvis en leverandør af platformen skiftes? Hvis det ikke er blevet diskuteret, ligger ansvaret i praksis ofte hos virksomheden selv, selvom softwaren gjorde en del af arbejdet.
Sådan undgår du det
Essensen er simpel: spørg ikke, om softwaren "understøtter pasportet", men spørg hvordan. Hvilke data registrerer systemet allerede, i hvilket format kan disse eksporteres, og er der planlagt en forbindelse med en part, der faktisk hoster pasportet og forsyner det med en QR-datadrager. Spørg også, hvad der sker, hvis en produktoplysning ændrer sig, efter at pasportet allerede er online, og hvem der opdaterer det.
Det hjælper at føre denne samtale, før en kontrakt bliver fornyet eller udvidet, så eventuelle tilpasninger kan indarbejdes uden ekstra opsigelsesfrist. En kort kortlægning på forhånd, for eksempel via nogle få spørgsmål, der viser, hvor jeres virksomhed nu stårgør samtalen med leverandøren mere konkret, fordi I ved, hvilke data I allerede har, og hvilke der stadig mangler.
Dokument hvad der er aftalt
Mundtlige løfter fra en account manager er svære at finde igen, når noget går galt. Dokument aftaler om eksport, forbindelse og opbevaringsfrist skriftligt, selv hvis det i første omgang føles overdrevent forsigtig. Det forhindrer diskussion på det tidspunkt, hvor pasportet faktisk skal leveres.
Ingen erstatning for juridisk rådgivning
Denne forklaring beskriver et hyppigt mønster, ikke en vurdering af en specifik situation. Hvorvidt jeres nuværende software og kontrakt er tilstrækkelige til de forpligtelser, der gælder for jeres virksomhed, afhænger af jeres produkter og arbejdsmetoder. For denne vurdering kan I kontakte en jurist eller den tilsynsmyndighed, der i Danmark har ansvaret for denne forordning.
Vil I først selv få et overblik over, hvor jeres virksomhed står, før I fører denne samtale? Lav det gratis quick-scan eller læs emnerne i ofte stillede spørgsmål om møbelpasporten igennem, så I sidder ved bordet med de rigtige spørgsmål.