Geen vaste termijn in de verordening
De meubelverordening schrijft niet voor binnen hoeveel weken of maanden een bedrijf de aanbieder van het meubelpaspoort moet hebben aangewezen. Wat de verordening wel doet, is beschrijven wie die rol kan vervullen en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Een termijn zoals bij een vergunningaanvraag of een boetetraject bestaat hier niet; het aanwijzen van de aanbieder is eerder een interne beslissing die u op tijd moet nemen, dan een formeel proces met een deadline.
In de praktijk loopt de doorlooptijd sterk uiteen. Bij een bedrijf dat zelf fabrikant is en de gegevens al gestructureerd bijhoudt, kan het aanwijzen van de aanbieder en het vastleggen van die rol een kwestie van weken zijn. Bij een importeur die met meerdere toeleveranciers werkt, of bij een projectinrichter die meubels van verschillende merken samenbrengt, loopt dit vaker op tot enkele maanden. Het verschil zit zelden in de administratieve handeling zelf, maar in de vraag hoeveel afstemming daarvoor nodig is.
Wat het proces in de praktijk vertraagt
De eerste vertraging ontstaat vaak bij de vraag wie in de keten de rol van aanbieder eigenlijk op zich neemt. Bij eigen productie is dat meestal duidelijk, maar zodra een product via een importeur, een agent of een groothandel bij u binnenkomt, moet eerst worden uitgezocht welke partij verantwoordelijk is voor het samenstellen en actueel houden van het paspoort. Deze vraag hoort thuis in het gesprek met leveranciers en in de inkoopvoorwaarden, niet pas op het moment dat het paspoort er moet zijn. de begrippen uit de verordening op een rij geeft een overzicht van wat de rol van aanbieder precies inhoudt en hoe die zich verhoudt tot fabrikant en importeur.
Een tweede knelpunt is de kwaliteit en volledigheid van de gegevens die nodig zijn om de rol goed in te vullen. Als materiaalinformatie, herkomstgegevens of certificaten verspreid zitten over verschillende afdelingen of toeleveranciers, kost het verzamelen daarvan meer tijd dan het formeel aanwijzen van de aanbieder zelf. Bedrijven die dit traject voorbereiden, doen er goed aan eerst in kaart te brengen welke gegevens al beschikbaar zijn en welke nog ontbreken, voordat de rol formeel wordt belegd.
Een derde vertragende factor is de afstemming met de softwareleverancier of het platform dat het paspoort technisch gaat verwerken. De aanbieder is verantwoordelijk voor de inhoud, maar de manier waarop die inhoud wordt vastgelegd en ontsloten, hangt samen met de systemen die daarvoor worden gebruikt. Wie dit gesprek pas voert nadat de aanbieder is aangewezen, loopt het risico dat afspraken over rollen en verantwoordelijkheden opnieuw moeten worden vastgelegd.
Wat nog niet vaststaat
De technische details van het meubelpaspoort volgen uit een gedelegeerde handeling die nog niet is gepubliceerd; die wordt volgens het huidige werkplan rond 2028 verwacht, met een verplichting die daarna volgt. Zolang deze handeling er niet is, staat ook niet vast welke exacte gegevens en welk format de aanbieder straks moet aanleveren. Dat betekent niet dat wachten de beste strategie is: de rol van aanbieder aanwijzen en de gegevensstromen op orde brengen kan al vooruitlopend op de definitieve regels, juist omdat die voorbereiding zelden snel gaat.
Omdat de doorlooptijd sterk verschilt per bedrijf, is een algemene inschatting lastig te geven zonder naar de eigen situatie te kijken. Met een paar vragen die uw situatie in kaart brengen krijgt u een eerste indicatie van waar uw bedrijf staat en welke stappen voor u het meest voor de hand liggen. Wie wil weten hoe furnipas.eu de aanlevering en hosting precies inricht, vindt dat terug bij een toelichting op de werkwijze achter het paspoort.
Waarom vroeg beginnen loont
Het aanwijzen van de aanbieder is op papier een korte stap, maar de voorbereiding eromheen niet. Gegevens verzamelen bij toeleveranciers, afspraken maken over wie welke informatie aanlevert en bijhoudt, en het gesprek voeren met een softwareleverancier zijn processen die weken tot maanden kosten zodra meerdere partijen erbij betrokken zijn. Bedrijven die hiermee wachten tot de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, beginnen die voorbereiding pas op het moment dat iedereen tegelijk aan de slag gaat, met langere wachttijden tot gevolg.
Voor concrete vragen over uw eigen keten, uw rol daarin of de gevolgen voor uw specifieke situatie is een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt; dit artikel beschrijft het proces in algemene zin. Antwoorden op veelgestelde vragen over rollen en termijnen vindt u bij de meestgestelde vragen over het meubelpaspoort.
Wilt u weten waar uw bedrijf op dit moment staat? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank om te zien welke stap voor u het meest voor de hand ligt.